Im Job mehr schaffen: Diese Tipps können helfen

Fünf Tipps zu Arbeitseffizienz: Mehr im Job schaffen

04.01.2015

In zahlreichen Seminaren werden Arbeitseffizienz und Gesundheit in Zusammenhang gebracht: Wenn man effizient arbeitet, fühlt man sich auch wohler und bei guter Gesundheit schafft man meist auch mehr und dies zudem schneller. Über das Wohlbefinden hinaus können einige Tipps helfen, um im Job effizienter zu arbeiten.

Arbeitseffizienz und Gesundheit
Arbeitseffizienz und Gesundheit werden oft in einem Atemzug genannt, wenn es um die Gesundheitsförderung im Job geht. Vielen Menschen bereitet der Stress und die Überbelastung in der Arbeit ohnehin gesundheitliche Probleme und wenn dann noch das Gefühl am Feierabend hinzukommt, „nichts“ geschafft zu haben, steigt die Frustration. Wenn man jedoch ständig gestresst und frustriert ist und sich unwohl fühlt, schafft man weniger im Job. Im Zuge der Gesundheitsförderung am Arbeitsplatz werden in manchen Unternehmen Stressbewältigungsprogramme angeboten, die helfen sollen, den durch Arbeitsüberlastung ausgelösten Symptomen wie Angst, Bluthochdruck oder Kopfschmerzen entgegenzuwirken. In der Freizeit bieten sich für Arbeitnehmer zudem Entspannungsübungen zum Stressabbau, wie etwa Yoga oder Autogenes Training an. Helfen kann vielen auch, wenn sie ihre Arbeit effizienter gestalten. Dafür haben wir fünf Tipps parat.

Bei Überforderung kommt man meist nicht alleine raus
In dem Artikel wird Werner Tiki Küstenmacher aus Gröbenzell bei München zitiert, der bereits mehrere Bücher zum Thema geschrieben hat: „Wenn man in zu vielen Töpfen gleichzeitig kocht, läuft es irgendwann über.“ Er bezieht sich dabei auf ein Beispiel, bei dem im Büro zu viele Arbeiten – Akten wälzen, Telefonate führen, E-Mails beantworten – auf Angestellte warten. Er nennt dies „Zuvielisation“. Da Betroffene „selten von alleine wieder raus“ kommen, wenn sie überfordert sind, sollten Effizienzfallen nachhaltig beseitigt werden oder man sollte sie gar nicht erst entstehen lassen.

Schreibtisch aufräumen
Der Experte rät: „Räumen Sie einmal alles runter, machen Sie den Schreibtisch komplett leer.“ Wenn man zudem danach gründlich putzt, unterstreicht dies den „Alles-Neu-Effekt“. Danach kann man wieder für Struktur sorgen: „Schauen Sie sich jede Unterlage an und fragen Sie sich: Muss die wirklich wieder auf den Schreibtisch?“ Katharina Dietze, Organisations-Expertin aus Schwelm bei Wuppertal, erläuterte laut der „Welt“, dassUnterlagen, die zwar noch erledigt werden müssen, aber nicht dringend sind, separat gelagert werden können. „Packen Sie die nicht so wichtigen Akten in einen Karton und stellen sie ihn in die Ecke.“ Bei passender Gelegenheit können die Stapel dann abgearbeitet werden. Beide Experten empfehlen tägliches Aufräumen, das beinhaltet, Erledigtes abzuheften, Altes wegzuwerfen und Materialien wegzuräumen.

Kategorisierung nach wichtig und dringlich
Beim zweiten Tipp wird darauf eingegangen, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. „Die vielen verschiedenen Anforderungen nach Dringlichkeit zu unterscheiden, ist wichtig, um voranzukommen“, erklärte Carola Kleinschmidt, Autorin zum Thema aus Hamburg. Die Expertin empfiehlt die Kategorisierung nach wichtig und dringlich: „Nicht alles, was wichtig ist, ist auch dringlich. Und nicht alles, was dringlich ist, ist wichtig.“ Aufgaben, die beides vereinen, also wichtig und dringlich sind, haben oberste Priorität. Eine feste Organisation des Tages kann helfen. „Nehmen Sie sich zum Beispiel für Ihr E-Mail-Postfach feste Zeiten vor, dazwischen wird nichts abgerufen oder angeschaut“, so Kleinschmidt. Zudem sollten bei wichtigen und dringlichen Arbeitsvorgängen Ablenkungen vermieden werden, etwa indem man die Bürotür schließt. Auch Pausen sind sinnvoll. „Wenn Sie den Überblick verlieren, gehen Sie fünf Minuten vor die Tür und überlegen, was wirklich zählt“, rät Küstenmacher.

Belohnung für Unangenehmes
Unangenehme Aufgaben, wie ein Gespräch mit dem Chef, ein schwieriges Telefonat oder komplizierte Arbeiten werden von vielen Arbeitnehmern gerne aufgeschoben. „Doch zufrieden macht die Aufschieberei nicht“, meint Dietze. Ihr Rat: Bei schwierigen Dingen soll man an die angenehmen Folgen denken und sich eine Belohnung in Aussicht stellen.Carola Kleinschmidt empfiehlt kleine Schritte: „Überlegen Sie, wie Sie die Sache konkreter machen, fragen Sie den Chef zum Beispiel erstmal nur nach einem Gesprächstermin.“ Dietze zufolge helfen feste Zeiten, wenn unangenehme Tätigkeiten regelmäßig oder gar täglich auf dem Programm stehen: „Machen Sie das Unangenehmste am besten immer gleich zuerst, und belohnen Sie sich mit netten Aufgaben, die danach kommen.“

„Not-to-Do-Liste“
Bei vielen Jobs ist die Arbeit oft ungleich verteilt. Manche Kollegen können ungestört arbeiten, während andere viel stärker in den Büroalltag einbezogen werden. „Wer betroffen ist, kann dann schnell mit Aufgaben konfrontiert werden, die eigentlich gar nicht zum verantwortlichen Bereich gehören“, so Kleinschmidt. Die Autorin empfiehlt: „Betrachten Sie jede neue Aufgabe wie ein Paket vom Postboten und fragen Sie sich: Will und muss ich das annehmen?“ Herr Küstenmacher hat gute Erfahrungen mit einer „Not-to-Do-Liste“ gemacht, wie die „Welt“ schreibt: „Notieren Sie sich all die Dinge, die Sie in Zukunft nicht mehr übernehmen möchten.“ Egal, ob es um das Ehrenamt für die Kaffeeküche oder die Organisation der Betriebsfeier geht: „Misten Sie all die Dinge aus, die Sie immer nur Zeit und Nerven kosten.“

Eins nach dem anderen
Multitasking gilt für diejenigen, die es beherrschen, als ein enormer Effizienzgewinn. Doch auch wenn man dadurch gleichzeitig mehrere Aufgaben erledigen kann und so Zeit spart, ermüden Betroffene schneller und machen mehr Fehler. Darauf hatte der Verband Deutscher Betriebs- und Werksärzte (VDBW) bereits vor Jahren hingewiesen. Auch Küstenmacher sieht Multitasking nicht als Erfolgsrezept: „Die wirklich erfolgreichen Menschen konzentrieren sich immer nur auf eine Sache, deshalb wird die dann auch richtig gut!“ Er rät zu konsequentem Mono-Tasking: „Machen Sie eins nach dem anderen.“ Die beste Methode, um am Abend zufrieden nach Hause zu kommen, sei im Augenblick zu sein und der aktuellen Tätigkeit absolute Priorität einzuräumen. „Nur so bekommt man das gute Gefühl, richtig was geschafft zu haben.“ (ad)

Bild: Joerg Trampert / pixelio.de